Dix outils pour organiser ton quotidien de free-lance

Organiser ton quotidien de free-lance

Après avoir longtemps cherché mes outils d’organisation, je te livre ma liste perso qui t’aidera je l’espère toi aussi à mettre de l’ordre dans ton quotidien !

Je ne sais pas pour toi, mais organiser mon quotidien a été et demeure toujours un vrai challenge ! J’imagine que c’est ma nature rêveuse☁️ qui me détourne à maintes reprises de mes priorités… ou ma forte exigence envers moi-même. 😉

L’avantage pour toi de mon insatisfaction perpétuelle est que j’ai testé beaucoup d’outils (mon côté geek encore 😉 ) et qu’aujourd’hui j’en ai vraiment dix à te conseiller grand max !

Je me suis vite rendu compte dans mon exploration que beaucoup d’outils existent sur le marché, mais qu’ils paraissent souvent trop complexes et complets pour mon activité. 🙄

Finalement, je me perdais dans un système sur-organisé 😓.
Qui peut le plus peut le moins d’après l’adage, sauf qu’il vaut mieux économiser son énergie et la poser où cela est vraiment utile.

C’est parti pour la liste de mes outils d’organisation !

L’agenda, pour t’organiser au quotidien

Tu vas dire waouh 😁, j’ai commencé à lire un article sur l’organisation 2.0 et on me parle de ce bon vieil agenda ? 

agenda ©Mark's

Ben oui, je ne sais pas toi, mais l’écriture ✏️ manuelle reste importante pour moi. Je me suis vite rendu compte, que le tout numérique me stressait. J’aime les beaux objets, et je te conseille d’investir dans un ravissant stylo et un joli agenda 📔, tu verras, ça donne envie d’écrire ! 

Sans les promouvoir, j’adore les « planner » de la marque Mark’s, d’ailleurs je viens de commander mon nouveau pour la rentrée😁.

agenda ©Mark'sPour ma part, j’opte pour le semainier en format A5. Il n’apparait ni trop gros, ni trop petit. Hormis le design et la facilité à recharger ton agenda, il permet de visualiser sa semaine d’un coup d’œil, mais aussi d’avoir une vision mensuelle. Sa couverture zippée et plastifiée te donne la possibilité d’emporter et protéger tes effets personnels (cartes de visite, stylos…).
Un must !

  • Dans la pratique, il me permet de noter mon organisation mensuelle, avec les rendez-vous importants et les « grandes tâches ». Puis, dans la partie journalière mes to-do-list et sous-tâches quotidiennes.

Le carnet de notes

On reste dans le papier… avec le carnet ! Là, je frôle l’entrepreneuse des années 70’ ! 🕺

Mais non 😂! Dans la même idée, j’ai besoin de trimballer mes objets perso. Je trouve, dans la généralité des cas, mille fois plus pratique d’écrire sur un bloc-notes 🗒️ plutôt que directement sur un ordinateur👩‍💻. Lorsque j’entre en rendez-vous client, mon calepin se trouve systématiquement présent !Carnets Leuchttrum1917

Mon chouchou 💕?
Celui de la marque Leuchttrum1917. Toujours en format A5 et couverture rigide. Les accro du bullet-journal utilisent souvent ces cahiers, car ils se révèlent sobres et efficaces… tout ce que j’aime !
Le petit plus : la marque propose un grand choix de couleurs, idéal pour ne pas confondre ses différents carnets.

  • Dans la pratique, ce carnet me sert pour mes rendez-vous client, comme cela, tout reste au même endroit. J’y note aussi mes idées à la volé, ou je l’emploie comme « brouillon » organisationnel.

I Calendar

Enfin un outil digital ! 🎉
Je te préviens, je fais partie des pro-Apple🍏. Mon agenda en ligne se trouve sur mon Mac, consultable sur tous mes « devices » grâce au cloud. 

  • Dans la pratique, mon calendrier Apple me sert à noter mes rendez-vous ou mes rappels importants.

Mail 

Plus que l’outil (car beaucoup de logiciels de gestion de mail fonctionnent de la même manière), c’est vraiment la classification des courriels en dossier client qui me permet de me retrouver dans mes fréquents échanges. Je te conseille pour gagner du temps de le coupler à un logiciel de correction orthographique (j’en parlerais dans un prochain article).

Google drive

On ne le présente plus ! Le drive de Google apparait comme un système très performant pour réaliser du contenu de manière collaborative👨‍💻👩‍💻🧑🏿‍💻🧑🏽‍💻. Tu peux créer n’importe quel type de documents : texte, tableur, slides… le partager avec une ou plusieurs personnes et choisir les droits que tu leur donnes (éditeur, lecteur…). Tu peux tout organiser par dossier. Si tu fais parti des pro-Google tu peux le coupler avec les autres outils du géant américain.

Freedcamp

Un gestionnaire de tâche efficace pour t’organiser au quotidien

©Freedcamp

Après avoir testé pas mal d’outils de gestion de tâche, je suis revenue à Freedcamp. Cet outil je l’utilise dans sa version gratuite et cela suffit déjà largement en termes de possibilités.

Freedcamp te permet de planifier et d’organiser des listes de tâches et de sous-tâches, tout simplement. Tu peux ajouter des documents, sélectionner une date, prioriser chaque tâche, établir une progression.

Cette application se montre très pratique pour les gros projets, car tu peux mettre également des jalons et combiner des séries de tâches. De même, il automatise les tâches répétitives comme la facturation client ou les relances.

  • Pour moi Freedcamp devient le complément performant de mon agenda papier. 

Agorapulse

Tes réseaux sociaux en un clic

Pour la gestion de mes réseaux sociaux, j’ai investi dans cette plateforme afin d’organiser mon quotidien. Je te l’accorde, si tu n’es pas Community Manager comme moi c’est un gros budget pour un seul compte. Je te conseillerais donc plutôt de t’orienter vers hootsuite ou creator studio.

En tant que professionnelle, agorapulse m’apporte un réel avantage. L’outil me permet de programmer, planifier mes contenus, réaliser des reporting clairs pour mes clients, effectuer de la veille et de la modération facilement. J’apprécie que la plate-forme soit en français, le SAV se montre réactif ce qui me plait pour mon job.©Agorapulse

Henrri

La comptabilité facile

©Henrri

Là, je te parle d’outils pour les entrepreneurs free-lance comme moi ! La facturation et la réalisation de devis font pareillement partie du quotidien organisationnel 🧾.

Grâce à cet outil, je gère parfaitement mes comptes clients, factures et devis !

Je trouve Henrri assez complet, car hormis les fonctions basiques administratives, création de devis et relances, il permet de suivre ses devis et d’annoter les raisons de refus par exemple. Tu peux, de même, visualiser aisément tes impayés en temps réel. 

Tu as accès à ton tableau de bord qui te permet de suivre ton taux de concrétisation, tes meilleurs clients, les meilleurs services, tes mauvais payeurs… d’un seul coup d’œil.

Tu accèdes également à un tableau d’analyse où tu vois facilement l’évolution de ton chiffre d’affaires. Et enfin une rubrique journal des ventes et export comptable, pour transmettre à ton expert-comptable.

Jenji

Je vais te simplifier tes notes de frais !

©jenji

En lien avec les outils comptables, Jenji m’a littéralement réconciliée avec les notes de frais. C’est presque amusant désormais pour moi de les préparer ! Tu peux saisir des dépenses en masse et l’application reconnait automatiquement les montants et les fournisseurs correspondants.

L’application t’alerte en cas de doublons et tu peux bien sûr reprendre la main si tu constates une erreur. Pour les frais kilométriques, tes trajets habituels sont enregistrés ce qui devient un gain de temps considérable.

Tu as accès à un Dashboard où tu détiens une vue d’ensemble de tes frais. Et petit plus Jenji t’accompagne également sur ton smartphone afin de n’oublier aucune dépense et gagner du temps à la fin du mois !

Spotify

De la musique pour tenir le cap tous les jours !

©spotify

Passionnée de musique 🎶, celle-ci s’inscrit forcément dans mon quotidien. Pour moi, il est inconcevable de passer une journée sans 🎸. J’ai opté pour l’abonnement payant de Spotify qui me permet un large choix musical sans publicités. Il y’a aussi les podcasts… mais je t’en parlerai dans un autre article. 😉

Pour terminer, j’espère que ce partage d’expérience t’aidera à t’organiser au quotidien d’une façon ou d’une autre. Le plus important c’est de trouver les outils qui te correspondent. 

Nous avons tous notre manière de fonctionner et quand un système nous embrouille il faut rapidement le laisser tomber !

Je voudrais ajouter qu’il n’y a pas que la théorie qui compte, avoir un vrai recul sur ses méthodes est parfois nécessaire. À ce moment-là, des coachs ou certaines lectures peuvent te sortir la tête de l’eau, je t’en reparlerai plus tard…

N’hésite pas à donner ton avis ⭐, ton retour d’expérience sur certains outils d’organisation que j’emploie et pourquoi pas présenter ceux que toi tu utilises au quotidien pour enrichir cet article.

N’hésites pas également à me contacter !

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